Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 28 RODO

(1) Niniejsza umowa reguluje przetwarzanie danych osobowych, którego waitrAI dokonuje w imieniu Restauracji przy świadczeniu usług na podstawie umowy głównej (Regulamin i wykupiona taryfa). Przedmiot, charakter, cel, rodzaje danych i osoby, których dane dotyczą, wynikają z Załącznika 1.

(2) W razie sprzeczności niniejsza umowa ma pierwszeństwo przed umową główną wyłącznie w kwestiach ochrony danych. W pozostałym zakresie obowiązuje umowa główna.

(3) Załączniki 1 do 3 stanowią integralną część niniejszej umowy.

Niniejsza umowa obowiązuje, dopóki waitrAI przetwarza dane osobowe w imieniu Restauracji, co najmniej przez okres obowiązywania umowy głównej. Obowiązki wynikające z § 10 obowiązują również po zakończeniu umowy.

(1) waitrAI przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Restauracji, również w przypadku przekazywania do państw trzecich. Polecenia wynikają z umowy głównej, niniejszej umowy oraz ustawień, które Restauracja wprowadza na platformie; dalsze polecenia zgodnie z ustępem 2 pozostają możliwe.

(2) Dalsze polecenia Restauracja wydaje w formie dokumentowej (np. e-mailem). Polecenia ustne niezwłocznie potwierdza w formie dokumentowej. Polecenia wykraczające poza uzgodniony zakres świadczeń uważa się za wniosek o zmianę świadczeń.

(3) Jeżeli waitrAI uzna, że polecenie narusza przepisy o ochronie danych, niezwłocznie informuje o tym Restaurację. waitrAI może wstrzymać wykonanie polecenia do czasu, aż Restauracja je potwierdzi lub zmieni. Jeżeli Restauracja obstaje przy poleceniu w sposób oczywisty niezgodnym z prawem, waitrAI może wypowiedzieć umowę w zakresie przetwarzania, którego to dotyczy.

(4) Jeżeli waitrAI jest zobowiązana do przetwarzania na mocy przepisów prawa, informuje o tym Restaurację z wyprzedzeniem, o ile przepisy nie zabraniają takiego poinformowania.

(5) O szczegółach technicznych i organizacyjnych, które nie dotyczą celu ani istotnych środków przetwarzania, waitrAI decyduje samodzielnie.

(1) Restauracja odpowiada za zgodność przetwarzania z prawem, w szczególności za informowanie swoich gości zgodnie z art. 13 RODO, za uzyskanie wymaganych zgód (np. na wiadomości marketingowe) oraz za zapewnienie przestrzegania praw gości.

(2) Restauracja sprawdza wprowadzone przez siebie treści, w szczególności ceny, alergeny i godziny otwarcia, które asystent przekazuje gościom.

(3) Restauracja niezwłocznie informuje waitrAI, jeżeli stwierdzi błędy lub nieprawidłowości w przetwarzaniu.

waitrAI angażuje wyłącznie osoby, które zostały zobowiązane do zachowania poufności lub podlegają ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy. Osoby te otrzymują dostęp wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonywania ich zadań.

(1) waitrAI stosuje środki techniczne i organizacyjne określone w Załączniku 3.

(2) waitrAI może dostosowywać środki do postępu technicznego, o ile poziom ochrony nie ulegnie obniżeniu. Istotne zmiany waitrAI dokumentuje i na zapytanie przekazuje Restauracji.

(1) Restauracja udziela waitrAI ogólnej zgody na korzystanie z usług dalszych podmiotów przetwarzających. Przedsiębiorstwa wymienione w Załączniku 2 uważa się za zatwierdzone z chwilą zawarcia niniejszej umowy.

(2) waitrAI informuje Restaurację w formie dokumentowej co najmniej 30 dni przed zaangażowaniem nowego lub zastąpieniem dotychczasowego dalszego podmiotu przetwarzającego, podając nazwę, adres, świadczenie i miejsce przetwarzania. Sama publikacja na stronie internetowej nie jest wystarczająca.

(3) Restauracja może wyrazić sprzeciw wobec zmiany w ciągu 14 dni od otrzymania informacji; uzasadnienie nie jest wymagane. Przed upływem tego terminu waitrAI nie korzysta z usług nowego dalszego podmiotu przetwarzającego. W przypadku braku sprzeciwu zmianę uważa się za zatwierdzoną. Jeżeli strony nie dojdą do porozumienia, każda ze stron może wypowiedzieć umowę główną ze skutkiem na dzień zmiany; wynagrodzenie zapłacone z góry za okres późniejszy waitrAI zwraca proporcjonalnie.

(4) Jeżeli zmiana jest konieczna w celu odparcia bezpośredniego zagrożenia dla bezpieczeństwa lub dostępności, waitrAI może skrócić termin, o którym mowa w ustępie 2, i niezwłocznie informuje Restaurację. Prawo do sprzeciwu pozostaje zachowane; jeżeli Restauracja wyrazi sprzeciw, może wypowiedzieć umowę główną bez zachowania terminu i bez ponoszenia kosztów.

(5) waitrAI nakłada na każdy dalszy podmiot przetwarzający w drodze umowy obowiązki w zakresie ochrony danych, które odpowiadają wymogom art. 28 ust. 3 RODO. W przypadku dostawców oferujących wyłącznie jednolite warunki standardowe (w szczególności OpenAI) waitrAI sprawdza ich warunki przed rozpoczęciem korzystania z usług i na zapytanie udostępnia je Restauracji.

(6) Za dalsze powierzenie przetwarzania nie uważa się usług, z których waitrAI korzysta u osób trzecich jako usług pomocniczych, np. telekomunikacji, ani odbiorców działających jako samodzielni administratorzy (Załącznik 2).

(7) Z platformy WhatsApp Business firmy Meta Restauracja korzysta na podstawie własnego zlecenia: zakłada swoje konto WhatsApp Business w Meta i udziela waitrAI dostępu. Meta jest w tym zakresie podmiotem przetwarzającym Restauracji na warunkach Meta, a nie dalszym podmiotem przetwarzającym waitrAI. waitrAI korzysta z dostępu wyłącznie w ramach niniejszej umowy.

(1) Przetwarzanie poza UE i EOG następuje wyłącznie wtedy, gdy spełnione są przesłanki art. 44 i nast. RODO. W odniesieniu do przekazań wymienionych w Załączniku 2 zgodę uważa się za udzieloną.

(2) Podstawą jest w pierwszej kolejności decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, w szczególności EU-US Data Privacy Framework, a w pozostałym zakresie standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej (decyzja 2021/914, moduł 3). waitrAI może przejść na inną dopuszczalną podstawę, jeżeli wcześniej poinformuje o tym Restaurację.

(3) waitrAI dokumentuje ocenę przekazań (Transfer Impact Assessment) i na zapytanie udostępnia ją Restauracji.

(1) waitrAI wspiera Restaurację za pomocą odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych przy udzielaniu odpowiedzi na żądania osób, których dane dotyczą (art. 12–22 RODO). Jeżeli gość zwróci się bezpośrednio do waitrAI, waitrAI niezwłocznie przekazuje zapytanie Restauracji i nie odpowiada na nie samodzielnie.

(2) waitrAI wspiera Restaurację w wywiązywaniu się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO, w szczególności przy ocenach skutków dla ochrony danych, z uwzględnieniem dostępnych jej informacji.

(3) waitrAI zgłasza Restauracji naruszenie ochrony danych osobowych niezwłocznie, najpóźniej w ciągu 36 godzin od chwili, gdy się o nim dowiedziała. Zgłoszenie zawiera informacje, o których mowa w art. 33 ust. 3 RODO, w zakresie, w jakim są znane. Brakujące informacje waitrAI uzupełnia, gdy tylko będą dostępne.

(4) Wsparcie wykraczające poza funkcje platformy i niewynikające z naruszenia obowiązków przez waitrAI Restauracja wynagradza według nakładu pracy w wysokości 120 € netto za godzinę, nie więcej niż 1.200 € netto na rok kalendarzowy. Dopóki platforma nie oferuje funkcji eksportu i usuwania danych gości, wsparcie w tym zakresie jest bezpłatne.

(1) Po zakończeniu umowy głównej, ewentualnie po okresie przejściowym zgodnie z § 18 Regulaminu, waitrAI udostępnia Restauracji dane przez 30 dni do eksportu w powszechnie stosowanym formacie (CSV). Następnie waitrAI usuwa dane w ciągu kolejnych 30 dni, o ile Restauracja nie zażąda wcześniej ich natychmiastowego usunięcia.

(2) Dane w kopiach zapasowych są usuwane wraz z regularnym wygaśnięciem kopii, najpóźniej po 7 dniach, i do tego czasu nie są dalej wykorzystywane.

(3) Wyjątek stanowią dane, które waitrAI musi przechowywać na podstawie obowiązków ustawowych. Dane te są blokowane i usuwane po upływie okresu przechowywania.

(4) waitrAI na zapytanie potwierdza usunięcie w formie dokumentowej.

(1) waitrAI udostępnia Restauracji informacje niezbędne do wykazania wywiązywania się z obowiązków. Wykazanie następuje w pierwszej kolejności za pomocą dokumentacji, samooceny, certyfikatów i raportów z audytów dalszych podmiotów przetwarzających lub odpowiedzi na kwestionariusz.

(2) Jeżeli Restauracja w danym przypadku uzna te dowody za niewystarczające, może zażądać przeprowadzenia kontroli przez siebie lub przez audytora zobowiązanego do zachowania tajemnicy. Kontrolę należy zapowiedzieć co najmniej 30 dni wcześniej, odbywa się ona w godzinach pracy, nie może w nieuzasadniony sposób zakłócać działalności i jest dopuszczalna nie częściej niż raz w roku kalendarzowym, chyba że istnieje konkretny powód, taki jak naruszenie ochrony danych.

(3) Audytorów pozostających w stosunku konkurencji wobec waitrAI waitrAI może odrzucić. Kontrole w centrach danych dalszych podmiotów przetwarzających odbywają się zgodnie z ich warunkami.

(4) Każda ze stron ponosi własne koszty. Nakład pracy waitrAI związany z kontrolami zgodnie z ustępem 2, przekraczający jeden dzień roboczy w roku, Restauracja wynagradza zgodnie z § 9 ust. 4, chyba że kontrola wykaże istotne naruszenie po stronie waitrAI.

(1) Do odpowiedzialności stron wobec siebie stosuje się postanowienia umowy głównej (§ 15 Regulaminu), również w odniesieniu do rozliczeń na podstawie art. 82 ust. 5 RODO. W przypadku lekkiego niedbalstwa waitrAI odpowiada wobec Restauracji za naruszenia ochrony danych łącznie najwyżej do kwoty 25.000 € na rok umowy.

(2) Odpowiedzialność wobec osób, których dane dotyczą, na podstawie art. 82 RODO pozostaje nienaruszona. W stosunkach wewnętrznych rozliczenie następuje według udziału w odpowiedzialności, z ograniczeniem zgodnie z ustępem 1.

(1) waitrAI przetwarza dane wyłącznie dla Restauracji, a nie do własnych celów. Restauracja poleca waitrAI tworzenie na ich podstawie zanonimizowanych, zagregowanych statystyk obejmujących wszystkie restauracje, np. dotyczących czasu obsługi lub częstotliwości błędów, które nie pozwalają na wyciąganie wniosków dotyczących poszczególnych gości lub restauracji. Służą one ulepszaniu platformy, z której korzysta Restauracja.

(2) waitrAI nie wykorzystuje danych do trenowania modeli AI i wyklucza to również w drodze umowy u swoich dalszych podmiotów przetwarzających.

(3) Okres przechowywania danych wejściowych i protokołów u dostawców AI wynika z Załącznika 2.

(1) Niniejsza umowa zostaje zawarta w formie elektronicznej poprzez jej potwierdzenie przez Restaurację podczas konfiguracji lub przed rozpoczęciem przetwarzania. waitrAI zapisuje wersję i moment potwierdzenia.

(2) O zmianach niniejszej umowy waitrAI informuje Restaurację bezpośrednio w formie dokumentowej; zmiany stają się skuteczne z chwilą ich potwierdzenia przez Restaurację. Zmiany Załącznika 2 następują zgodnie z § 7.

(3) Obowiązuje prawo wskazane w umowie głównej (prawo niemieckie, właściwość sądu w Hamburgu), z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów RODO.

(4) Jeżeli którekolwiek postanowienie jest nieważne, pozostała część umowy pozostaje w mocy. W miejsce nieważnego postanowienia wchodzi regulacja ustawowa.

waitrAI przetwarza w imieniu Restauracji dane jej gości, którzy za pośrednictwem WhatsApp składają zamówienia, dokonują rezerwacji lub wysyłają wiadomości.

Przedmiot: udostępnienie platformy waitrAI (asystent zamówień i rezerwacji przez WhatsApp wraz z dashboardem) zgodnie z umową główną.

Charakter przetwarzania: zbieranie, przechowywanie, porządkowanie, pobieranie, porównywanie, zautomatyzowana analiza przez modele AI, przekazywanie dalszym podmiotom przetwarzającym (Załącznik 2), ograniczanie i usuwanie.

Kategorie osób, których dane dotyczą, i rodzaje danych

Szczególne kategorie danych (art. 9 RODO): waitrAI nie pyta o dane dotyczące zdrowia. Goście mogą jednak w polach tekstowych lub wiadomościach wskazać alergie lub nietolerancje. Informacje te są przetwarzane wyłącznie w ramach zamówienia.

Nie stanowią przedmiotu niniejszej umowy: dane samej Restauracji i jej kont użytkowników (rejestracja, umowa, rozliczenia, wsparcie). Dane te waitrAI przetwarza jako samodzielny administrator zgodnie ze swoją polityką prywatności.

Okres przetwarzania i usunięcie

Przetwarzanie trwa tak długo jak umowa główna. Obecnie obowiązują technicznie następujące terminy:

• wiadomości i protokoły doręczeń w systemie czatu: automatyczne usuwanie po 30 dniach; w pozostałych tabelach wiadomości brak jeszcze automatycznego usuwania
• terminy standardowe jako polecenie Restauracji, które potwierdza ona w onboardingu i może zmienić w ustawieniach: wiadomości czatu najwyżej 90 dni od ostatniej wiadomości; dane kontaktowe i adres dostawy 3 lata od ostatniego zamówienia lub rezerwacji; rezerwacje 12 miesięcy od terminu; zamówienia 8 lat jako dowód księgowy, przy czym zawarte w nich imię i nazwisko oraz numer telefonu usuwane po 3 latach; komentarze w opiniach 12 miesięcy; dowody zgód marketingowych 3 lata od wypisania się
• po zakończeniu umowy: usunięcie zgodnie z § 10 niniejszej umowy

Trzy usługi przetwarzają dane gości na zlecenie waitrAI. Z usług Meta Restauracja korzysta na podstawie własnego zlecenia; dwóch kolejnych odbiorców działa jako samodzielni administratorzy.

Dalsze podmioty przetwarzające

Na zlecenie samej Restauracji

waitrAI uzyskuje dostęp do konta za pośrednictwem interfejsu Meta w imieniu Restauracji (§ 7 ust. 7).

Pozostali odbiorcy jako samodzielni administratorzy

Ci dostawcy otrzymują dane, ale działają na własnych warunkach jako administratorzy. Nie są zatem dalszymi podmiotami przetwarzającymi, lecz są wskazani Restauracji w celach informacyjnych.

Celowo nieuwzględnieni

• Stripe (rozliczanie subskrypcji restauracji), Resend (e-maile do Restauracji): nie otrzymują danych gości.
• Mistral AI: niepodłączony.
• Wysyłka SMS do gości: przygotowana technicznie, ale dostawca nie został jeszcze wybrany. Przed aktywacją dostawca zostanie tu dodany, a Restauracja zostanie poinformowana zgodnie z § 7.

waitrAI nie prowadzi własnych serwerów; dane znajdują się w Supabase we Frankfurcie na AWS.

1. Poufność

Kontrola dostępu fizycznego: brak własnych serwerowni. Centra danych prowadzi AWS dla Supabase; obowiązują ich certyfikaty (według Supabase: SOC 2 typ 2).

Kontrola dostępu do systemów:

• logowanie pracowników restauracji przez Supabase Auth; obszar menedżera dodatkowo chroniony PIN-em, przechowywanym wyłącznie jako solony skrót scrypt
• administratorzy waitrAI: hasła jako skrót bcrypt (współczynnik kosztu 12), szyfrowane pliki cookie sesji
• urządzenia służbowe pracowników waitrAI z szyfrowanym dyskiem i menedżerem haseł

Kontrola dostępu do danych:

• reguły dostępu na poziomie wierszy w bazie danych (Row Level Security): każda restauracja widzi wyłącznie własne dane
• role w restauracji: menedżer i obsługa; w waitrAI odrębne role administracyjne (technika, wsparcie, sprzedaż, marketing)
• klucze po stronie serwera wyłącznie w chronionych zmiennych środowiskowych lub w Supabase Vault, weryfikacja w czasie stałym
• rejestrowanie dostępów administratorów; przechowywanie protokołów dostępu przez 365 dni

Kontrola rozdzielenia: rozdzielenie klientów (mandantów) poprzez przypisanie każdego rekordu do restauracji i reguły dostępu; dane demonstracyjne znajdują się w odrębnym mandancie demonstracyjnym.

Pseudonimizacja: w systemie czatu goście są identyfikowani wewnętrznie za pomocą skrótu (hash) z restauracji i numeru telefonu.

2. Integralność

Kontrola przekazywania:

• szyfrowana transmisja (TLS) między wszystkimi uczestnikami
• wiadomości przychodzące z WhatsApp wyłącznie z ważnym podpisem HMAC-SHA256; powiadomienia o płatnościach z PayPal wyłącznie po weryfikacji zwrotnej w PayPal
• eksporty księgowe wyłącznie za pośrednictwem linków ograniczonych czasowo (7 dni)

Kontrola wprowadzania: zmiany zamówień, rezerwacji i zgód są zapisywane ze znacznikiem czasu; zgody i wypisania z marketingu w niemodyfikowalnym protokole wraz z każdorazowo wyświetlonym tekstem.

3. Dostępność i odporność

• przechowywanie danych w Supabase z szyfrowaniem w stanie spoczynku (AES-256, według Supabase)
• codzienna kopia zapasowa wykonywana przez Supabase z okresem przechowywania 7 dni (według Supabase)
• trwałe kolejki dla wiadomości przychodzących i wychodzących, aby w razie zakłóceń nic nie zostało utracone
• awaria dostawcy AI nie prowadzi do utraty danych; wiadomości zostają zachowane i są ponownie przetwarzane

4. Procedury regularnej weryfikacji

• automatyczne usuwanie wiadomości czatu w systemie czatu oraz zdarzeń diagnostycznych po 30 dniach