Polityka prywatności

Ochrona danych osobowych ma dla waitrAI duże znaczenie. Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych, w szczególności z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO) oraz z mającymi odpowiednio zastosowanie uzupełniającymi przepisami krajowymi.

Danymi osobowymi są wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, np. imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, historia klienta, treść komunikacji, dane zamówień, dane rozliczeniowe, adres IP lub dane o lokalizacji i adresie.

Powyższe informacje dotyczą przetwarzania danych, w odniesieniu do którego waitrAI jest samodzielnym administratorem. W zakresie, w jakim waitrAI przetwarza dane wyłącznie w imieniu restauracji, za tę część przetwarzania odpowiada w świetle przepisów o ochronie danych przede wszystkim dana restauracja.

• Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie w zakresie, w jakim jest to niezbędne do udostępniania naszej strony internetowej, naszych usług SaaS, komunikacji z Państwem lub do wypełnienia obowiązków prawnych.
• Dane otrzymujemy co do zasady bezpośrednio od Państwa, w wyniku korzystania z naszych systemów, od danej podłączonej restauracji lub z technicznie niezbędnych informacji zwrotnych od dostawców integracji i płatności.
• W przypadku danych klientów końcowych restauracji waitrAI otrzymuje informacje w szczególności z wiadomości WhatsApp, procesów zamówień i rezerwacji, danych adresowych i płatniczych oraz komunikatów o statusie.
• Szczególne kategorie danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO co do zasady nie powinny być przetwarzane za pośrednictwem waitrAI. Jeżeli wyjątkowo takie informacje znajdą się w polach tekstowych, przetwarzamy je wyłącznie wtedy, gdy jest to w danym przypadku dopuszczalne prawnie i niezbędne do konkretnego celu.
• Nie podejmujemy decyzji, które opierają się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu i wywołują wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływają (art. 22 RODO). Nasze funkcje AI jedynie przygotowują treści, np. zamówienie na czacie lub wczytane menu; przyjmują je i zatwierdzają ludzie.

Podczas wyświetlania naszej strony internetowej przetwarzane są technicznie niezbędne dane dostępowe, w szczególności adres IP, data i godzina wywołania, żądany adres URL, informacje o przeglądarce i urządzeniu, ustawienia językowe oraz informacje o stronie odsyłającej (referrer). Przetwarzanie to jest niezbędne, aby bezpiecznie dostarczać stronę internetową, zapobiegać nadużyciom i zapewniać stabilność systemów.

Zapytanie o demo: Zapisujemy imię i nazwisko, restaurację, adres e-mail, na życzenie numer telefonu i wiadomość, a także kod polecający, jeżeli trafiają Państwo do nas z polecenia. Wykorzystujemy te dane, aby się z Państwem skontaktować i umówić prezentację (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Wewnętrznie odnotowujemy, kto obsługuje zapytanie. Jeżeli umowa nie zostanie zawarta, usuwamy zapytanie po 12 miesiącach od ostatniego kontaktu.

Lista oczekujących: Zapisujemy Państwa adres e-mail i nazwę Państwa restauracji, aby poinformować Państwa o starcie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zapis staje się ważny dopiero wtedy, gdy potwierdzą go Państwo za pomocą linku w naszej wiadomości potwierdzającej (double opt-in); jako dowód odnotowujemy moment zapisu i potwierdzenia oraz wersję treści zgody. Wiadomości e-mail wysyłamy za pośrednictwem Resend. Niepotwierdzone zapisy usuwamy po 7 dniach. Mogą Państwo w każdej chwili się wypisać, np. odpowiadając na jedną z naszych wiadomości e-mail lub pisząc na adres hello@waitrai.app. Usuwamy listę 3 miesiące po starcie.

Nie używamy analitycznych ani reklamowych plików cookie i nie stosujemy śledzenia. Zapisujemy wyłącznie to, co jest niezbędne dla strony internetowej i aplikacji (§ 25 ust. 2 pkt 2 niemieckiej ustawy o ochronie danych w telekomunikacji i usługach cyfrowych, TDDDG):

Jeżeli trafiają Państwo do nas przez link polecający, przechowujemy kod polecający wyłącznie w pamięci roboczej otwartej karty i bez pliku cookie, aby mógł zostać przesłany wraz z zapytaniem o demo. Po ponownym załadowaniu lub zamknięciu strony kod znika.

Podczas korzystania z produktu waitrAI przetwarzamy w szczególności dane dotyczące konta, umowy, restauracji, menu, komunikacji, zamówień, rezerwacji, rozliczeń (billing), korzystania z usług i wsparcia. Należą do nich np. informacje o profilach restauracji, menu, godzinach otwarcia, strefach dostaw, wiadomościach klientów, treści zamówień, zapytaniach o rezerwację, kontaktach z klientami, adresach doręczenia, statusie płatności, zgłoszeniach (ticketach) i korzystaniu z systemu.

W ramach onboardingu i konfiguracji produktu mogą być przesyłane pliki i multimedia, na przykład menu, logo lub inne dokumenty restauracji. Treści te są przetwarzane w celu wyodrębnienia danych podstawowych, przyspieszenia konfiguracji produktu oraz technicznego udostępnienia Państwa konta lub profilu restauracji.

W zakresie, w jakim dane klientów końcowych są przetwarzane za pośrednictwem waitrAI dla restauracji, odbywa się to z reguły w celu przyjmowania i realizacji zamówień, rezerwacji, zapytań o status, pytań uzupełniających, zgód marketingowych (opt-in), odpowiedzi w ramach programów lojalnościowych lub kampanii, a także w celu dokumentowania komunikacji i zapewnienia możliwości jej weryfikacji. W tym kontekście waitrAI działa zazwyczaj jako podmiot przetwarzający restauracji.

Ponadto waitrAI przetwarza własne dane umowne i rozliczeniowe klientów będących restauracjami, np. w zakresie rejestracji, uwierzytelniania, zarządzania planami, subskrypcji Stripe, portalu rozliczeniowego, otrzymywania faktur, eksportów DATEV, wsparcia i ogólnej obsługi klienta.

Za pośrednictwem Google Places wyszukujemy restauracje, które mogłyby pasować do waitrAI. Zapisujemy przy tym publicznie podane dane przedsiębiorstwa: nazwę lokalu, adres, numer telefonu i stronę internetową. Na targach lub podczas wizyt czasami fotografujemy wizytówki; tekst odczytujemy za pomocą modelu językowego OpenAI. Nasi pracownicy sporządzają notatki z rozmów, również w formie notatek głosowych, które OpenAI zamienia na tekst.

Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na przedstawianiu naszej oferty restauracjom (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). E-mailem lub przez WhatsApp piszemy tylko wtedy, gdy wcześniej wyrazili Państwo na to zgodę. Telefonicznie kontaktujemy się tylko z konkretnego powodu. Przy pierwszym kontakcie z Państwem, najpóźniej jednak po upływie miesiąca, informujemy Państwa o źródle danych.

Mogą Państwo w każdej chwili wyrazić sprzeciw wobec wykorzystywania danych, na przykład e-mailem na adres hello@waitrai.app. Wówczas usuwamy Państwa dane i odnotowujemy jedynie, że nie życzą sobie Państwo dalszego kontaktu. Jeżeli umowa nie zostanie zawarta, usuwamy dane po 12 miesiącach od ostatniego kontaktu.

waitrAI przetwarza dane za pośrednictwem różnych kanałów komunikacji i interfejsów API. Należą do nich w szczególności formularze na stronie internetowej, komunikacja e-mailowa, interfejsy API uwierzytelniania i produktu, interfejsy WhatsApp i komunikatorów, zgłoszenia do wsparcia (tickety) oraz informacje zwrotne od dostawców płatności i platform.

W produkcyjnej działalności restauracji waitrAI może przetwarzać dane tekstowe, głosowe, dane o statusie i interakcjach z kanałów komunikatorów. Należą do nich w szczególności przychodzące wiadomości WhatsApp, przyciski, interakcje z listami, treści audio, metadane, komunikaty o doręczeniu lub statusie oraz wyprowadzone z nich informacje o zamówieniach i rezerwacjach.

Jeżeli przetwarzane są treści głosowe, pliki audio lub ścieżki dźwiękowe mogą być przekazywane w celu transkrypcji do usługodawców technicznych. Dane wprowadzane głosowo w dashboardzie Państwa przeglądarka przesyła w tym celu bezpośrednio do OpenAI. Ponadto korzystamy z interfejsów API do rozliczeń, wysyłki transakcyjnych wiadomości e-mail, wspomaganego przez AI strukturyzowania treści oraz technicznego przetwarzania plików, danych restauracji i danych o korzystaniu z usług.

• dane podstawowe i kontaktowe, np. imię i nazwisko, nazwa restauracji, numer telefonu, adres e-mail, rola, dane logowania i informacje o koncie
• dane umowne i rozliczeniowe, np. taryfa, status subskrypcji, numer klienta Stripe, otrzymywanie faktur, informacje o płatnościach i transakcjach
• dane restauracji i produktu, np. treść menu, ceny, dodatki, warianty, godziny otwarcia, strefy dostaw, logo, przesłane pliki
• dane komunikacyjne, np. treść czatu, wiadomości WhatsApp, zapytania do wsparcia, informacje o opt-in/opt-out, komunikaty o statusie
• dane zamówień i rezerwacji, np. pozycje zamówienia, daty i godziny, imię i nazwisko klienta, numer telefonu, adres dostawy, szczegóły rezerwacji i notatki
• dane marketingowe i dotyczące poleceń, np. dane z listy oczekujących, kody polecające, zgody (opt-in) na wiadomości zbiorcze, reakcje na kampanie i dane o preferencjach
• techniczne dane o korzystaniu i dane z protokołów, np. adres IP, dane urządzenia i przeglądarki, dane dostępowe, informacje o błędach i śladach (trace)
• dane adresowe i geolokalizacyjne, w zakresie niezbędnym do obsługi stref dostaw, logiki doręczeń, sprawdzania tras lub dostępności
• dane sprzedażowe, np. publicznie podane dane przedsiębiorstw restauracji, dane z wizytówek i notatki z rozmów

• udostępnianie i bezpieczne działanie strony internetowej i platformy SaaS
• rejestracja, uwierzytelnianie, zarządzanie kontem i wykonywanie umowy
• tworzenie i zarządzanie profilami restauracji, menu, przesłanymi plikami i konfiguracjami produktu
• przyjmowanie, realizacja i dokumentowanie zamówień, rezerwacji, komunikatów o statusie i komunikacji z klientami
• udostępnianie funkcji pomocniczych wspieranych przez AI, takich jak strukturyzowanie, transkrypcja, generowanie tekstu, klasyfikacja i wsparcie wyszukiwania (retrieval)
• realizacja procesów rozliczeniowych, płatniczych, zwrotów, raportowania i eksportu
• wsparcie, analiza błędów, przeciwdziałanie nadużyciom, kontrola stabilności, rejestrowanie zdarzeń (logging) i bezpieczeństwo IT
• kontaktowanie się z restauracjami w ramach sprzedaży na podstawie publicznie podanych danych przedsiębiorstw
• wysyłka informacji dotyczących produktu, opcjonalnych komunikatów marketingowych, aktualności z listy oczekujących lub komunikatów związanych z poleceniami, o ile jest to dopuszczalne prawnie lub udzielono zgody
• wypełnianie ustawowych obowiązków dowodowych, obowiązków przechowywania i obowiązków w zakresie zgodności (compliance)

Dla każdego celu podajemy podstawę prawną. Jeżeli opieramy się na prawnie uzasadnionych interesach (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), wskazujemy również ten interes.

W zakresie, w jakim waitrAI przetwarza dane w imieniu restauracji, przetwarzanie odbywa się dodatkowo na podstawie stosunku powierzenia przetwarzania zgodnie z art. 28 RODO. Podstawa prawna w zakresie ochrony danych dla celu głównego wobec klientki końcowej lub klienta końcowego, których dane dotyczą, leży w tych przypadkach co do zasady po stronie danej restauracji.

Do założenia konta i zawarcia umowy potrzebujemy Państwa adresu e-mail i hasła, danych restauracji niezbędnych do zamówień (np. nazwy, adresu i numeru WhatsApp) oraz danych płatniczych, o które pyta Stripe. Bez tych danych nie możemy zawrzeć umowy ani udostępnić waitrAI. Do zapytania o demo potrzebujemy imienia i nazwiska, restauracji i adresu e-mail, aby móc Państwu odpowiedzieć. Wszystkie pozostałe dane są dobrowolne. Nie są Państwo ustawowo zobowiązani do przekazania nam danych.

Dane osobowe są przekazywane wyłącznie tym odbiorcom, którzy potrzebują ich do realizacji danego celu. Rozróżniamy przy tym administratorów, podmioty przetwarzające i dalsze podmioty przetwarzające.

• infrastruktura hostingowa, bazodanowa, uwierzytelniania, przechowywania danych (storage) i edge, w szczególności za pośrednictwem Supabase
• hosting strony internetowej i aplikacji webowej za pośrednictwem Vercel
• dostawcy usług komunikatorów i komunikacji, w szczególności Meta lub WhatsApp Business API do przetwarzania wiadomości i statusów
• dostawcy AI i transkrypcji, w szczególności OpenAI do zadań tekstowych, audio, transkrypcji, embeddingów i strukturyzowania
• dostawcy płatności i rozliczeń, w szczególności Stripe w zakresie subskrypcji SaaS i portalu rozliczeniowego oraz PayPal w zakresie procesów płatności i zwrotów po stronie klientów końcowych
• usługodawcy transakcyjnych wiadomości e-mail, w szczególności Resend do wysyłki określonych raportów lub wiadomości systemowych oraz wiadomości potwierdzających i informujących o starcie w ramach listy oczekujących
• usługi map, adresów lub geokodowania, o ile są wykorzystywane do obsługi stref dostaw, walidacji adresów lub funkcji kartograficznych, np. Google Maps lub OpenStreetMap/Nominatim
• Google (Places API) do wyszukiwania publicznie podanych danych przedsiębiorstw restauracji, np. nazwy, adresu, numeru telefonu i strony internetowej, w ramach naszej sprzedaży
• dana podłączona restauracja, o ile dane dotyczące komunikacji, zamówień, rezerwacji lub statusu są przypisane do tej restauracji
• doradcy, organy władzy, sądy lub inne podmioty, o ile jesteśmy do tego zobowiązani prawnie lub jest to niezbędne do dochodzenia praw

Dostawcy płatności, tacy jak Stripe lub PayPal, przetwarzają niektóre dane częściowo jako samodzielni administratorzy, w szczególności w zakresie, w jakim podlegają obowiązkom regulacyjnym, rozliczeniowym lub wynikającym z przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy.

Niektórzy odbiorcy mają siedzibę poza UE lub przekazują dane do państw trzecich. Dla każdego z tych odbiorców podajemy podstawę przekazania:

Kopię zabezpieczeń mogą Państwo zamówić pod adresami podanymi w sekcji Kontakt.

Przechowujemy dane osobowe tylko tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji danego celu lub jak wymagają tego ustawowe obowiązki przechowywania. Następnie dane są usuwane, anonimizowane lub ich przetwarzanie jest ograniczane, o ile usunięcie nie jest od razu możliwe z przyczyn prawnych lub technicznych.

• Zgody marketingowe oraz dowody opt-in/opt-out przechowujemy do czasu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu, a także dłużej, o ile nadal wymagane jest ustawowe wykazanie zgodności komunikacji z prawem.
• Przesłane pliki dotyczące restauracji, dane menu i konfiguracji przechowujemy co do zasady do czasu ich usunięcia przez restaurację, zastąpienia zaktualizowanymi treściami lub zakończenia stosunku umownego.
• Dane klientów końcowych restauracji przechowujemy w ramach powierzenia co do zasady zgodnie z jej poleceniami, w ramach stosunku umownego i z uwzględnieniem ewentualnych ustawowych obowiązków przechowywania ciążących na restauracji.

Osobom, których dane dotyczą, przysługują na warunkach określonych w przepisach w szczególności następujące prawa:

• prawo dostępu do danych zgodnie z art. 15 RODO
• prawo do sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych zgodnie z art. 16 RODO
• prawo do usunięcia danych zgodnie z art. 17 RODO
• prawo do ograniczenia przetwarzania zgodnie z art. 18 RODO
• prawo do przenoszenia danych zgodnie z art. 20 RODO
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec określonych operacji przetwarzania zgodnie z art. 21 RODO
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego ds. ochrony danych zgodnie z art. 77 RODO

Organem właściwym dla nas jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, Polska. Mogą Państwo jednak złożyć skargę do każdego organu nadzorczego ds. ochrony danych, w szczególności w państwie, w którym Państwo mieszkają, pracują lub w którym doszło do naruszenia, a więc na przykład do organu ochrony danych Państwa kraju związkowego (art. 77 RODO).

Jeżeli waitrAI przetwarza dane wyłącznie jako podmiot przetwarzający na rzecz restauracji, możliwe jest, że będziemy musieli przekazać zapytania właściwej restauracji, aby prawa osób, których dane dotyczą, mogły zostać zrealizowane prawidłowo i w pełni.

Udzieloną zgodę mogą Państwo w każdej chwili wycofać ze skutkiem na przyszłość. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem. Wycofanie zgody może nastąpić w dowolnej formie na adresy podane w sekcji Kontakt, o ile w danym kanale nie przewidziano bardziej bezpośredniej możliwości wycofania zgody.

Komunikację marketingową należy odróżnić od operacyjnych komunikatów serwisowych i umownych. Komunikaty operacyjne dotyczą na przykład rejestracji, logowania, korzystania z produktu, statusu zamówienia lub rezerwacji, rozliczeń (billing), wsparcia lub informacji istotnych dla bezpieczeństwa. Takie komunikaty wysyłamy, o ile są one niezbędne do wykonania umowy lub bezpiecznego działania.

Jeżeli zapiszą się Państwo na aktualności z listy oczekujących, informacje dotyczące produktu, programy poleceń lub inną opcjonalną komunikację marketingową albo udzielą Państwo odpowiedniej zgody, przetwarzamy niezbędne w tym celu dane na podstawie Państwa zgody lub innej właściwej podstawy prawnej.

Jeżeli restauracje korzystają za pośrednictwem waitrAI z marketingowych funkcji wiadomości zbiorczych (broadcast) lub kampanii, administratorem w odniesieniu do konkretnej wysyłki do klientów końcowych jest z reguły dana restauracja. waitrAI przetwarza w tym zakresie dane dotyczące zgód i komunikacji zazwyczaj w imieniu restauracji i dokumentuje sygnały opt-in, opt-out lub preferencji, o ile jest to niezbędne do realizacji lub wykazania.

waitrAI stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić dane osobowe przed utratą, nadużyciem, nieuprawnionym dostępem, nieuprawnionym ujawnieniem, zmianą lub zniszczeniem. Należą do nich w szczególności:

• szyfrowana transmisja danych, w szczególności za pomocą TLS
• koncepcje dostępu oparte na rolach i uprawnieniach
• rozdzielenie dostępów produktowych, administracyjnych i integracyjnych
• kopie zapasowe, redundancja oraz środki przywracania dostępności
• rejestrowanie zdarzeń, monitoring i wykrywanie nadużyć
• zasady minimalizacji danych, ograniczenia celu i dostępu wyłącznie w niezbędnym zakresie (need-to-know)

Więcej na ten temat na stronie Ochrona danych i bezpieczeństwo.

Zastrzegamy sobie prawo do zmiany niniejszej polityki prywatności ze skutkiem na przyszłość, jeżeli zmienią się warunki prawne, techniczne lub organizacyjne, zostaną wprowadzone nowe funkcje lub będzie to niezbędne do dokładniejszego opisania przetwarzania przez nas danych. Rozstrzygająca jest wersja opublikowana każdorazowo na tej stronie.

Niniejsze brzmienie ma wersję 2026-11.

Jeżeli mają Państwo pytania dotyczące ochrony danych w waitrAI lub chcą Państwo skorzystać z praw przysługujących na podstawie RODO, mogą się Państwo z nami w każdej chwili skontaktować:

Niezależnie od tego mają Państwo prawo złożyć skargę do organu nadzorczego ds. ochrony danych. Właściwym organem dla waitrAI jest w szczególności Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), Polska. Ponadto mogą Państwo zwrócić się również do organu nadzorczego właściwego dla Państwa zwykłego miejsca pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia.